Identificarea datelor personale colectate intr-o sesizare de integritate (Whistleblowing)
Datele personale sunt definite ca orice informație care se referă la o persoană identificată sau persoana fizica identificabila. Datele personale nu includ doar informații despre viața privată și viața de familie a individului, dar și informații referitoare la activități, cum ar fi relațiile sale de muncă și comportamentul economic sau social. Aceste aspecte trebuie luate în considerare, de exemplu, atunci când se determină sfera de aplicare a datelor personale ale subiectului si dreptul de acces/rectificare la aceste date personale. În cele mai multe cazuri, in cazul unei sesizari de integritate, datele personale colectate includ date de identificare (de exemplu, detalii de contact), dar și informații care se referă la comportamentul unui individ.
Spre exemplu, sesizarea unui avertizor de integritate include informații care îl identifică pe presupusul acuzat in sezizare și martori. Sesizarea în sine cuprinde de asemenea, informații personale ale avertizorului deoarece se referă la comportamentul său (ca avertizor).
Pe de altă parte, simplul fapt că un nume este menționat într-un document nu face obligatoriu ca toate informațiile conținute în acel document sa fie „date personale referitoare la acea persoană”. În multe situații, informațiile pot fi considerate ca se referă la un individ, doar când este vorba despre acel individ in sesizare (ca martor sau acuzat).
Dreptul la informare al subiectilor unei sesizari de integritate
Informațiile privind procedurile de avertizare ar trebui furnizate persoanelor intr-un mod foarte clar, care va implica o procedură în două etape. SE consideră informarea printr-o nota de confidentialitate plasata pe un site web, nu este suficienta, deoarece informațiile ar putea fi trecute cu vederea.
Toate persoanele afectate direct sau indirect de o sesizare de avertizare, ar trebui să fie informate direct, cat mai repede posibil, spre exemplu prin email, printr-o notificare specifica privind protectia datelor personale. Persoanele afectate sunt de obicei avertizori, martori, terți (membri ai personalului organizatiei sau alții care sunt doar citați). și persoana (persoanele) împotriva căruia i s-au făcut acuzaţiile.
Informarea avertizorului de integritate I (cf. art 16)
În acest context, este important să fie informati toți cei implicați în avertizare (avertizorii), ca informațiile lor personale vor fi partajate cu potențiali destinatari sau categorii de destinatari. În plus, notificarea privind protecția datelor ar trebui să îi informeze și despre consecințele abuzului procedurii de avertizare (dacă denuntatorul face cu rea vointa o declarație falsă, de exemplu), cum ar fi măsuri disciplinare, amenzi prevazute de lege, sau alte consecinte.
Informarea celui acuzat intr-o sesizare de avertizare Whistleblowing
În anumite cazuri, informarea persoanei împotriva căreia s-a făcut o acuzație, intr-un stadiu incipient, poate fi dăunător cazului. În aceste cazuri, informațiile ar putea fi restricționate. Amânarea informarii celui acuzat intr-o procedura Whistleblowing ar trebui să fie hotărâta de la caz la caz. Motivele oricăror restricții asupra dreptului la informare ar trebui să fie documentate. Aceste motive ar trebui să demonstreze, de exemplu, că există un risc mare ca oferirea dreptului de acces ar împiedica procedura de ancheta sau ar submina drepturile și libertatea altora. Motivele ar trebui documentate înainte de decizia de a aplica orice restricție sau amânare a dreptului de acces si informare.
Informarea martorilor intr-o sesizare de avertizare Whistleblowing
Informații specifice despre avertizare ar trebui furnizate cât mai curând posibil practic martorilor, spre exemplu înainte de a fi intervievați de către organizatie.
Informarea tertilor implicati intr-o procedura de avertizare de integritate
În funcție de caz, informarea tuturor terților menționați într-o avertizare de integritate, ar putea implica un efort disproporționat. Evaluarea dacă este un effort disproporționat, sau neinformarea terților trebuie efectuată de la caz la caz. Mai mult, în anumite cazuri, informarea persoanelor ar fi in plus, o operație de procesare care ar putea fi mai intruzivă decât cea originală.
Exemplu: Un avertizor atașează raportului de avertizare o listă cu clienții (200 de persoane) ai unui hotel pentru a dovedi că presupusul acuzat se afla în hotel la o anumită dată. Ceilalți 199 de clienți nu au nici o legătura cu cazul, și informațiile acestora nu sunt prelucrate în continuare de către instituție. Ei nu trebuie informati.
sursa: whistleblow.ro